Com a pandemia da Covid-19, as empresas se viram diante de um desafio que é a gestão de equipes remotas.

Com os colaboradores trabalhando de casa, manter a rotina corporativa, o gerenciamento de metas, o agendamento de reuniões, entre outras tarefas, foi necessário investir em formas de melhorar o gerenciamento.

Mesmo com o retorno de algumas companhias ao trabalho presencial, a cultura empresarial mudou, chamando a atenção dos profissionais para suas rotinas de trabalho.

A pesquisa global Return to the Workplace 2021 realizada pela Ipsos destaca que, no Brasil, 40% dos entrevistados desejam trabalhar fora no pós-pandemia. Em contrapartida, 31% preferem trabalhar mais ou totalmente em regime de home office.

O modelo híbrido, que engloba as duas soluções, também vem sendo uma opção para permitir que o dia a dia dos profissionais seja mais flexível.

Tanto para facilitar a decisão em relação ao modelo de trabalho quanto para conduzir a empresa a um novo contexto organizacional, entender de gestão de equipes remotas é essencial.

Continue a leitura e saiba o que é, a importância e as ferramentas que auxiliam na gestão de equipes remotas.

O que é gestão de equipes remotas?

A gestão de equipes remotas é um conjunto de práticas empresariais que tem como objetivo manter a equipe produtiva e motivada, mesmo trabalhando à distância.

Os líderes de departamento e a direção das empresas têm um papel importante nesse processo, pois cuidar dos colaboradores resulta em um time fortalecido e evita a rotatividade na equipe.

A transformação digital, que trouxe a tecnologia para dentro das empresas, ajudou a gerenciar com mais qualidade o trabalho remoto.

As ferramentas auxiliam na comunicação online, compartilhamento de documentos, agendamento de reuniões, acompanhamento das metas e resultados.

Qual a importância do gerenciamento de equipes?

A gestão de equipes remotas ou presenciais é importante para criar vínculos entre os funcionários e fortalecer a confiança entre os colegas de profissão.

Dessa forma, o trabalho de cada pessoa pode ser feito de forma independente, organizada e também em conjunto quando necessário.

Com a internet e as novas ferramentas de colaboração, as empresas conseguem otimizar a interação e criar um sistema online para compartilhar servidores e arquivos online.

Para alcançar os resultados esperados com a gestão remota, é necessário estudar as necessidades da empresa, do time e ferramentas fáceis de se adaptar. 

5 ferramentas de gestão de equipes remotas

Alguns tipos de ferramentas de gestão de equipes remotas facilitam o dia a dia e a comunicação entre os membros.

Abaixo citamos algumas tarefas e ferramentas que ajudam a realizá-las pela internet. Confira:

1. Reunião online

As reuniões online são uma necessidade importante que a gestão de equipes remotas precisa definir como será realizada. O principal ponto é encontrar uma ferramenta acessível e com a qual todos os membros se adaptem.

Por isso, é importante pesquisar opções, conhecer os recursos oferecidos e diferenças entre as versões gratuitas e pagas.

Depois, fazer uma comparação com as necessidades da empresa ajuda a escolher qual a melhor. Os membros precisam de uma ferramenta que permita gravar as reuniões, compartilhar arquivos ou que tenha chat integrado?

Algumas ferramentas de reunião online que podem ser padronizadas na gestão de equipes remotas são:

• Google Meet;
• Skype;
• Zoom Meetings;
• Microsoft Teams.

Uma boa ferramenta de videoconferência permite fazer um uso equilibrado e otimizar o tempo de duração das reuniões, o que evita fadiga pelo uso excessivo de telas.

2. Chat interno

Outro ponto essencial da gestão de equipes remotas é em relação à comunicação entre o time. 

Como cada um está na sua casa, é importante ter uma ferramenta padrão de comunicação para facilitar o envio rápido de mensagens e checagens que não necessitam de uma reunião, por exemplo.

Por isso, as ferramentas de chat são bastante úteis. Aqui, vale destacar que, assim como o recurso de videoconferência, cada empresa encontra sua melhor solução.

O WhatsApp é bastante popular, mas precisa ser muito bem gerenciado, pois também é um app de uso pessoal. Portanto, pode gerar uma ansiedade receber uma mensagem de trabalho muito tarde ou logo cedo, antes do horário de trabalho.

Por isso, ferramentas corporativas como o Chat (antigo Google Hangouts), o Slack, o Skype, o HipChat, entre outras são opções que podem ser melhor controladas.

Criar uma política com horário de início e fim da jornada diária e encerrar as ferramentas de chat após o término do trabalho pode ajudar a equipe a se “desligar” e descansar adequadamente.

3. Organização de tarefas/projetos

A organização de tarefas e projetos também faz parte da gestão de equipes remotas. Saber o andamento de cada etapa, revisar planilhas, apresentações e outros documentos online facilita bastante o dia a dia dos colaboradores.

Por isso, uma ferramenta que permite que cada departamento configure sua organização e siga um passo a passo, facilita tanto para os membros quanto para os líderes de departamentos ou de projetos.

O Trello é uma das opções que podem ser implementadas e que facilitam o acesso ao andamento dos projetos e tarefas.

Já o Kanbanchi é uma ferramenta semelhante ao Trello, mas que funciona integrada ao Google Workspace, o que facilita a organização caso sua empresa use o sistema do Google.

Leia também >>> Google Workspace: valores, como comprar e os planos.

4. Agenda compartilhada

O esquecimento das reuniões é uma queixa constante na sua empresa? Então, para melhorar a gestão de equipes remotas, uma ferramenta de agenda compartilhada pode ser a solução ideal.

O app Agenda do Google é uma opção bastante conhecida, pois é fácil de usar e também é gratuito.

Ao criar um evento, outras pessoas que precisam saber do dia e horário podem ser adicionadas. Cada uma recebe por e-mail a notificação e podem confirmar a presença. Ao marcar ‘sim’, o evento aparece na agenda do colaborador, evitando a perda de horário.

Além desse, outros apps de agenda online são: Outlook Calendar, Cal, Calendário Business Agenda, entre outros.

5. Gestão integrada

Para manter uma gestão de equipes remotas integrada, as empresas estão buscando por uma solução única e que reúne várias ferramentas como as que citamos acima.

Dessa forma, com apenas um login e senha de acesso, os colaboradores acessam todos os recursos e informações que precisam no dia a dia.